Huishoudelijk Reglement voor de Seniorenvereniging Horssen
- Verantwoording:
Krachtens het bepaalde in artikel 16 van de Statuten is er een Huishoudelijk Reglement ter uitvoering en goede functionering van de Statuten. Dit Huishoudelijk Regelement mag geen bepalingen bevatten welke strijdig zijn met de Statuten.
2. Lidmaatschap:
a. Nieuwe leden moeten zich (schriftelijk) melden bij de secretaris.
b. Opzeggen dient vóór 1 december voorafgaand aan het volg ende kalenderjaar dan wel vóór 1 juni van lopende kalenderjaar te geschieden bij het secretariaat.
c. Bij aanmelding in de eerste helft van het boekjaar is de volledige jaarcontributie verplicht. Bij aanmelding in de tweede helft wordt de helft van de jaarcontributie in rekening gebracht.
d. Bij opzegging vóór 1 juni wordt de helft van de contributie gerestitueerd.
e. Het lidmaatschap eindigt bij:
-bij overlijden,|
– bij tijdig opzeggen vóór 1 december per 1 januari van het volgende boekjaar, dan wel vóór 1 juni in het lopende jaar,
-door opzegging door de vereniging.
3. Schriftelijke stemming op de Algemene Ledenvergadering:
Stemmingen over personen dienen schriftelijk te geschieden. De werkwijze is als volgt:
a. De voorzitter wijst uit de Algemene Ledenvergadering drie leden aan die een “Commissie van stemopneming” vormen. Deze commissie wijst een van hen aan als voorzitter van de commissie.
b. De commissie reikt stembriefjes uit aan de leden van de Algemene Ledenvergadering. Zij stelt vast hoeveel briefjes er zijn uitgereikt.
c. De commissie zamelt de ingevulde stembriefjes in en stelt het aantal ingeleverde stembriefjes vast.
d. De voorzitter van de commissie opent de stembriefjes, controleert de geldigheid van de uitgebrachte stem en leest de uitgebrachte stem voor. De beide andere leden controleren de geldigheid van de uitgebrachte stem, noteren de voor- en tegenstemmen, c.q. het aantal stemmen per kandidaat.
e. De commissie stelt de uitslag van de stemming vast en deelt de uitslag aan de vergadering mee.
f. De commissie legt de uitslag schriftelijk gedateerd en ondertekend vast.
g. Voor de onder b, c en d genoemde werkzaamheden kan de commissie zich laten bijstaan door een of meer bestuursleden.
h. Bij schriftelijk stemmen zijn ongeldig:
* Stemmen die niet duidelijk de wil van de kiezer tot uitdrukking brengen;
* Stemmen die zijn ondertekend of op andere wijze zijn gemerkt;
* Stemmen die blanco zijn ingeleverd;
* Stemmen die meer of andere namen van personen bevatten dan gekozen kunnen worden.
4. Kandidaatstelling voor het bestuur:
a. Ten minste één week voor de Algemene Ledenvergadering meldt het bestuur de vacatures aan de leden.
b. Het bestuur kan kandidaten voorstellen voor de in te vullen vacatures; zij meldt dit één week voor de Algemene Ledenvergadering aan de leden.
c. Kandidaten kunnen door de leden tot uiterlijk één dag voor de Algemene Ledenvergadering schriftelijk worden aangemeld bij de secretaris.
5. Einde lidmaatschap bestuur:
Het lidmaatschap van het bestuur eindigt zoals aangegeven in de Statuten volgens een rooster van aftreden en voorts:
a. Bij besluit van twee derde van de Algemene Ledenvergadering.
b. Doordat het aftredende lid niet herkozen wordt.
c. Door overlijden.
6. Taken en bevoegdheden bestuur:
Het bestuur heeft de volgende taken en bevoegdheden:
a. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging en het uitvoeren van de besluiten van de Algemene Ledenvergadering. Tevens vertegenwoordigt zij de vereniging naar derden.
b. Het voeren van een financiële administratie, het jaarlijks aan de Algemene Ledenvergadering verantwoording afleggen over het gevoerde financiële beleid en het voorleggen van een begroting voor het volgende jaar.
c. Het voeren van een secretariaat, het opstellen van een Jaarverslag over het gevoerde beleid en het ter goedkeuring aan de Algemene Ledenvergadering voorleggen van het Jaarverslag.
d. Wijzigingen binnen het bestuur worden door de secretaris doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.
e. De bestuursvergadering kan alleen dan geldige besluiten nemen als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
f. Alle besluiten van het bestuur worden genomen met volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen. Ieder lid van het bestuur heeft één stem. Bij het staken van de stemmen is die van de voorzitter doorslaggevend.
g. Het bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of twee andere leden van het bestuur dat nodig vinden.
h. Van een bestuursvergadering wordt verslag gemaakt. Dit verslag wordt in de volgende bestuursvergadering al of niet gewijzigd vastgesteld.
i. Het bestuur kan ter behartiging van bijzondere taken of activiteiten vaste of ad hoc commissies instellen.
j. Ter wille van de continuïteit van de werkzaamheden in het bestuur is het gewenst een vicevoorzitter te benoemen
k. Bij de beëindiging van het bestuurslidmaatschap levert het bestuurslid, of diens nabestaanden, alle bescheiden en gegevens in bij het bestuur.
7. Dagelijks bestuur:
a. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester.
b. Het dagelijks bestuur is belast met de voorbereiding van bestuursvergaderingen, met de voorbereiding en uitvoering van besluiten van het bestuur, met de voorbereiding en uitvoering van besluiten van de Algemene Ledenvergadering; en voorts met al datgene wat door het bestuur aan het dagelijks bestuur wordt opgedragen, waaronder de lopende zaken.
8. Voorzitter:
a. Hij/zij heeft toegang tot alle vergaderingen die in het kader van de vereniging worden gehouden.
b. Hij/zij is voorzitter van de Algemene Ledenvergadering en de bestuursvergadering.
9. Secretaris:
a. Hij/zij is verantwoordelijkheid voor de correspondentie en de niet-financiële administratie van de vereniging. Hij/zij heeft zorg voor de agenda’s, verslagen en vergaderstukken voor de Algemene Ledenvergadering en de bestuursvergadering. Hij/zij zorgt voor een doelmatige organisatie van het secretariaat en draagt daarvoor verantwoordelijkheid.
b. Hij/zij legt een archief aan van de verslagen, notities en andere voor de vereniging relevante stukken. Tot zijn/haar taak behoort het beheren van dat archief.
c. Tijdig voor de Algemene Ledenvergadering legt hij/zij aan het bestuur ter beoordeling voor:
* het conceptverslag van de voorgaande Algemene Ledenvergadering,
* het Jaarverslag over het afgelopen jaar,
* de conceptuitnodiging en agenda voor de Algemene Ledenvergadering.
10. Penningmeester:
a. Hij/zij is belast met het beheer van de geldmiddelen en is verantwoordelijk voor de administratie daarvan, op zodanige wijze dat per kalenderjaar de inkomsten, de uitgaven en de vermogenstoestand kan worden gepresenteerd en de juistheid van de inkomsten en uitgaven kan worden gecontroleerd.
b. Hij/zij is belast met de zorg voor het nakomen van de financiële verplichtingen ten opzichte van derden.
c. Hij/zij houdt van de vermogenstoestand en van de financiële toestand van de vereniging op zodanige wijze aantekening dat daaruit te allen tijde de rechten en plichten van de vereniging kunnen worden gekend.
d. Regelmatig en op verzoek van het bestuur geeft hij/zij inzicht in de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting.
e. Na afloop van het kalenderjaar en tijdig voor de Algemene Ledenvergadering legt hij/zij aan het bestuur de jaarstukken ter kennisneming voor. Deze jaarstukken bestaan uit:
* de exploitatierekening over het afgelopen jaar,
* de balans per 31 december van het afgelopen jaar,
* de begroting van het volgende jaar.
f. Tijdig voor de Algemene Ledenvergadering biedt hij/zij concept jaarstukken en de financiële administratie ter controle aan de kascommissie aan.
g. Desgevraagd licht hij/zij op de Algemene Ledenvergadering de jaarstukken toe en verstrekt alle gevraagde inlichtingen.
11. Leden- en contributieadministratie:
a. De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie; de penningmeester voor de contributieadministratie.
b. De secretaris is verantwoordelijk voor alle aanmeldingen, afmeldingen en mutaties.
c. De penningmeester is belast met de inning van de contributie en voert nauwgezet het sanctiebeleid uit.
d. Sanctiebeleid bij inning contributie:
Wanneer de contributie niet kan worden geïnd, wordt het lid hiervan in kennis gesteld en wordt een tweede poging gedaan binnen drie weken. Lukt de inning bij de tweede poging nog niet, dan wordt het lid binnen twee weken daarna alsnog de mogelijkheid geboden het lidmaatschapsgeld te betalen.
Is op één november niet aan de geldelijke verplichtingen van dat contributiejaar voldaan, dan wordt het lid per 1 januari van het nieuwe boekjaar geroyeerd. Het lid wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld.
12. Kascontrolecommissie:
a. De Kascontrolecommissie controleert na afloop van het boekjaar de financiële administratie van de penningmeester.
b. Onafhankelijk van het bepaalde in lid a van dit artikel zal de Kascontrolecommissie controle kunnen houden wanneer daartoe aanleiding bestaat en/of gewenst wordt door:
* de kascontrolecommissie zelf,
* bij functieoverdracht van de penningmeester.
c. Het controle verslag dient te worden uitgebracht in de reguliere Algemene Ledenvergadering in het eerste halfjaar van het kalenderjaar.
d. De Kascontrolecommissie kan aan de Algemene Ledenvergadering voorstellen de penningmeester over de gecontroleerde periode decharge te verlenen, dan wel aangeven welke aanvullende maatregelen zijn vereist om de financiële administratie zodanig op orde te krijgen dat alsnog decharge kan worden verleend.
e. De leden van het bestuur kunnen geen lid zijn van de Kascontrolecommissie.
f. Jaarlijks treedt het langst zittend functionerend lid af, het eerste plaatsvervangend lid treedt toe en een nieuw plaatsvervangend lid wordt gekozen. De totale commissie bestaat dus uit twee functionerende leden en een plaatsvervangend lid.
13. Kosten
De kosten te maken door de bestuursleden van de vereniging worden vergoed, conform de onkostenregeling, middels een declaratieformulier.
14. Geldmiddelen:
a. Bij het aangaan van het lidmaatschap in de loop van het eerste halfjaar is de volledige contributie verschuldigd, bij toetreding na 1 juli wordt dit 50%, afgerond op hele euro’s.
b. De onkosten declaraties, middels declaratieformulier, dienen bij voorkeur op naam van de vereniging te zijn gesteld, voorzien van aantekening van activiteiten, datum, naam van de contactpersoon en diens handtekening.
c. Naast de penningmeester dient ten minste een tweede bestuurslid gemachtigd te zijn om bij ontstentenis van de penningmeester zo nodig over de tegoeden te kunnen beschikken.
15. Wijzigingen:
a. Een wijziging van dit regelement, voortvloeiend uit een wijziging van de Statuten, treedt gelijktijdig in werking met de wijziging van de Statuten.
b. Andere wijzigingen treden in werking na de vaststelling door de Algemene Ledenvergadering van de vereniging.
16. Slotbepaling:
Dit Huishoudelijk reglement treedt in werking na vaststelling door de Algemene Ledenvergadering van de vereniging.